Un sistema telefonico VOIP / IP PBX comprende uno o più  telefoni SIP / telefoni VOIP , un server IP PBX e comprende in via opzionale un  Gateway VOIP . Il server IP PBX è simile a un proxy server: i clienti SIP,  softphone oppure telefoni basati su hardware, registrano con il server IP PBX, e quando si desidera effettuare una chiamata chiedono all’IP PBX di stabilire la connessione. L’IP PBX possiede una directory di tutti i telefoni/utenti e del loro indirizzo SIP corrispondente e ciò permette di collegare una chiamata interna oppure di reindirizzare una chiamata esterna sia tramite un gateway VOIP oppure tramite un service provider VOIP.