Per “centralino virtuale” si intende un sistema telefonico professionale (anche detto PBX, dall’inglese Private Branch Exchange) installato in remoto e fornito come servizio attraverso la rete. E’ anche detto “centralino in remoto” e le aziende che lo utilizzano possono godere dell’eliminazione dei costi di installazione, operativi e di gestione del centralino in quanto è il VoIP provider a farsene carico.

Un centralino virtuale professionale garantisce comunque alle aziende tutte quelle funzionalità tipiche di un sistema telefonico, come ad esempio la voicemail, il servizio fax, il risponditore automatico, l’audioconferenza, e così via.

Le aziende che offrono alla propria clientela un servizio di centralino virtuale gestiscono l’instradamento delle chiamate così come tutti i servizi connessi alla manutenzione dell’impianto.

Vi sono tre modalità in cui funzionano i centralini virtuali: su linee telefoniche tradizionali PSTN (dall’inglese Public Switched Telephone Network), su collegamenti IP (VoIP, dall’inglese Voice over IP) o una combinazione delle due modalità precedenti.

Principali vantaggi di un centralino virtuale

• Risparmio sui costi iniziali e di gestione – non sono necessari rilevanti investimenti ancora prima dell’installazione ed anche i costi di gestione del centralino sono molto ridotti, visto che non è necessaria la presenza in azienda di personale in grado di gestire e mantenere il sistema.

• Uscire fuori dai confini dell’ufficio – con il centralino virtuale il personale può lavorare da ovunque nel mondo. E’ ideale per il tele-lavoro o per personale commerciale sempre fuori ufficio.

• Migliora l’immagine dell’azienda – attraverso un centralino virtuale anche una piccola impresa può apparire come un’azienda strutturata con un centralino professionale.

• Scalabilità – con un centralino virtuale si possono facilmente aggiungere o rimuovere interni o linee telefoniche a seconda delle esigenze del momento.

• Facilità d’uso – dato che non è necessaria una gestione interna, il centralino virtuale è più semplice da utilizzare rispetto a un impianto tradizionale.

Centralino virtuale Vs. Centralino tradizionale

Molte aziende si trovano davanti alla scelta se comprare un centralino telefonico da installare in locale o scegliere un servizio di centralino virtuale. Tutto dipende dalle dimensioni aziendali e da cosa ci si aspetta da un centralino.

Per poter prendere una decisione è opportuno avere le idee chiare su entrambe le soluzioni. Di seguito ecco i pro e contro del centralino virtuale e del centralino tradizionale.

Centralino Virtuale

• La gestione del centralino e tutte le responsabilità relative al suo funzionamento ed aggiornamento sono a carico di un fornitore esterno.

• I costi di installazione di gestione e manutenzione sono minori rispetto ad un centralino tradizionale.

• Nessuna preoccupazione riguardo le problematiche di rete, come ad esempio la connettività. Ciò può essere particolarmente importante per le piccole imprese che non hanno connessioni in grado di gestire strumenti di Unified Communications e VoIP

• Nessun bisogno di personale dedicato alla gestione del sistema telefonico: costi minori

• Formazione alla gestione della piattaforma non più necessaria: è il Provider che esegue tutte le impostazioni per il cliente finale.

• Tutti gli aggiornamenti del sistema sono inclusi nel canone ed eseguiti dal Provider

Centralino tradizionale

• L’utente finale ha il pieno controllo del proprio centralino.

• Possibilità di integrazione del centralino con altri software aziendali. Ad esempio, piattaforme CRM.

• Ideale per grandi aziende, già dotate di personale, connettività e infrastruttura di rete necessaria a gestire un centralino interno e funzionalità di Unified Communications e VoIP.

• Nessun bisogno di affidarsi a servizi di terze parti per semplici operazioni come l’aggiunta di un interno.

• Tutti i dati del centralino e le sue impostazioni sono in mano all’utente finale.